Manajemen Waktu

"Doest thou love life?
Then do not squander time; for that's the stuff life is made of."


Manajemen waktu merupakan hal yang utama dalam Manajemen
Diri. Karena sebagaimana halnya kehidupan yang harus dikelola dan
dikendalikan, waktu juga harus dikelola dan dikendalikan dengan
sebaik-baiknya agar kita dapat mencapai sasaran dan tujuan dalam
kehidupan dan pekerjaan secara lebih efektif dan efisien.

Selama ini pengertian manajemen waktu hanya diartikan sebagai
cara-cara mengalokasikan waktu secara efektif dan efisien. Telah
banyak pakar yang menulis tentang bagaimana kita mengelola waktu
kita, misalnya Stephen Covey dengan menggunakan kuadran prioritas
antara "sense of urgency" (apakah hal atau tugas itu mendesak)
dan "sense of importance" (apakah hal atau tugas itu penting). Dengan
melihat tingkat urgensi dan tingkat kepentingannya, maka kita dapat
membuat daftar prioritas dari apa saja yang harus diselesaikan –
dilaksanakan maupun diatasi. Atau dalam istilah Covey adalah "Put
First Things First" – Dahulukan apa yang perlu didahulukan. Semakin
piawai kita mengelola waktu diharapkan semakin efektif dan efisien
hidup kita. Tetapi pendekatan yang semata hanya menekankan prioritas
dan alokasi waktu saja tidak cukup. Perhatikan contoh-contoh berikut
ini :

Pingkan adalah seorang profesional wanita yang muda. Ia telah
mengikuti kursus manajemen waktu. Dari luar ia tampak bahagia dan
berhasil, tetapi dari dalam dia merasa bingung dan tidak terkendali.
Pekerjaannya menimbulkan tekanan yang tidak pernah berakhir, tetapi
dia tahu segala tentang manajemen waktu. Kemanapun dia pergi, dia
membawa buku catatannya yang penuh dengan janji dan daftar proyek
yang diberi kode warna untuk menunjukkan sifat mendesak atau penting,
atau keduanya. Dia tahu banyak tentang teknik manajemen waktu, tetapi
dia tidak memahami prinsip-prinsipnya.

Sedangkan pak Hadi mengalami hal sebaliknya. Dahulu beliau
adalah seorang eksekutif puncak yang sangat sibuk. Hari-harinya
dipenuhi jadwal janji dan pertemuan, peninjauan proyek, menyusun
rencana proyek, dan menyelesaikan laporan-laporan rutin. Kini ketika
pensiun enam bulan yang lalu, pak Hadi merasa sangat tertekan. Dia
hanya berputar-putar di rumah dan tidak banyak melakukan pekerjaan,
merasa bosan dan tidak berguna. Selama ini waktunya diatur dan
dikendalikan oleh kesibukan pekerjaannya. Bahkan sebenarnya
sekretarisnyalah yang mengatur dan mengendalikan sebagian besar
kehidupannya. Dia paham betul mengenai manajemen waktu yang efektif.
Apa katanya tentang manajemen waktu? "Bukankah manajemen waktu adalah
hal yang hanya diperlukan oleh para eksekutif, yaitu orang-orang yang
harus bekerja terlalu banyak. Persoalan saya adalah bahwa saya
mempunyai terlalu banyak waktu dan tidak mempunyai cukup kegiatan
untuk dikerjakan.

Disinilah justru letak kekeliruan pemahaman sebagian besar
kita. Karena sesungguhnya bukan waktu yang perlu dikelola; tetapi
diri kitalah yang justru perlu dikelola.

PRINSIP UTAMA MANAJEMEN WAKTU

Manajemen waktu sesungguhnya adalah Manajemen Diri. Banyak baku dan
pelatihan maupun kursus yang ditujukan untuk manajemen waktu, tetapi
prinsip utamanya ternyata sederhana dan mendalam : "gunakan waktu
untuk hal-hal yang anda hargai (Use your time to do the things you
value most) atau hal-hal yang membantu anda mencapai tujuan ada (or
the things that help you reach your goals).

Alasan utama kita serius merasa bingung dan tertekan adalah
karena kita tidak memiliki nilai-nilai kehidupan yang kita hargai
atau karena kita tidak memiliki tujuan atau misi hidup yang jelas.
Dalam jangka panjang kita tidak memiliki sasaran yang jelas sehingga
kita tidak bisa fokus terhadap tujuan tersebut. Sekali lagi Covey
memberikan suatu dasar yang penting dalam manajemen waktu atau
Manajemen Diri. Dia menekankan pentingnya segala sesuatu dimulai
dengan akhir yang ada di pikiran kita ("Begin With An End in Mind").
Mulailah dengan tujuan hidup yang jelas dengan memahami dimana kita
sekarang dan kemana kita akan pergi, serta apa yang kita hargai dalam
hidup ini.

Namun ternyata hal inipun belum cukup. Kita hidup dibatasi
oleh waktu yang hanya 24 jam sehari. Secanggih apapun kita mengelola
waktu kita, dengan tujuan hidup yang jelas dan melakukan hal-hal
prioritas, kita tidak bisa menghindari fakta bahwa sehari hanya dua
puluh empat jam. Sebagai ilustrasi tahukah anda bahwa setiap beberapa
jam, restauran waralaba hamburger Mac Donalds membuka satu outlet
baru diseluruh dunia.

Bayangkan betapa efisien dan canggihnya para eksekutif dan
karyawan Mac Donalds sehingga mampu membangun satu outlet restaurant
setiap beberapa jam saja. Inilah yang disebut dengan konsep
pengungkit (LEVERAGE)

Konsep Leverage Dalam Manajemen Waktu

Prinsip alat pengungkit barangkali sudah diketahui pada masa
prasejarah, namun baru pertama kali dijelaskan secara lengkap oleh
ahli matematika besar Yunani bernama Archimedes (287-212 sebelum
Masehi) disekitar tahun 260 sebelum Masehi.

Menurut definisi, sebuah pengungkit adalah sejenis tongkat
yang kokoh dan kuat yang digunakan untuk mengangkat benda yang berat.
Tongkat tersebut diletakkan diatas sebuah titik tetap yang disebut
fulcrum tenaga yang didorong dari salah satu titik dapat
diseimbangkan dengan tenaga secukupnya dititik yang lain, biasanya
pada sisi yang berhadapan dengan fulcrum. Ide dasar dari pengungkit
dapat digambarkan dengan sebuah linggis yang digunakan untuk
mengangkat sebuah benda berat. Untuk panjang pengungkit tertentu,
semakin dekat fulcrum ditempatkan kepada obyek yang diangkat, semakin
kecil tenaga yang diperlukan untuk mengangkatnya.

Contoh-contoh benda sederhana yang menggunakan prinsip
pengungkit adalah gunting, tang, pompa tangan, gergaji, penarik paku,
dan stappler. Jadi sesungguhnya kita dapat melaksanakan atau
mengerjakan hal-hal yang nampaknya tidak masuk akal jika ditinjau
dari sisi waktu, tetapi dengan prinsip pengungkit kita bisa. Kuncinya
adalah menggunakan waktu orang lain secara kreatif dan sinergis
sehingga tercapai tujuan kita. Contoh yang menarik adalah konsep
pemasaran dengan sistem jaringan (network marketing). Bayangkan bahwa
kita rata-rata bekerja 8 jam seminggu. Jika waktu produktif kita
adalah 40 tahun, maka seumur hidup kita memiliki 80.000 jam kerja.
Jika dalam jaringan kerja kita memiliki 1000 anggota yang rata-rata
bekerja satu jam sehari untuk bisnis network marketing kita, maka
kita bisa menggantikan produktifitas seumur hidup kita hanya dalam 80
hari!!! Inilah kekuatan konsep leverage.

Berikut adalah beberapa prinsip yang perlu kita ketahui dalam
menerapkan manajemen waktu secara ManDiri.

Prinsip pertama : jangan menjadi budak waktu tetapi jadilah
pengendali waktu.
Prinsip kedua : mengetahui tujuan hidup kita dan hal-hal yang kita
hargai.
Prinsip ketiga : memberikan inspirasi kepada orang lain.
Prinsip keempat : mendorong dan mengeluarkan potensi terbaik dari
orang lain.
Prinsip kelima : manfaatkan kekuatan daya pikiran anda (Mind power
Management).
Prinsip keenam : membangun tim dan kerjasama tim (Team Work) yang
kokoh, efektif dan efisien.
Prinsip ketujuh : ikhlas

Khusus untuk prinsip ketujuh ada ilustrasi sebagai berikut. Ada 2
orang pemuka agama yang sedang membangun rumah ibadah. Yang satu
membangun sebuah rumah ibadah dalam tiga tahun. Itupun belum selesai
sepenuhnya. Sedangkan pemuka agama satunya dalam tiga tahun telah
membangun 300 buah rumah ibadah !!!. Artinya setiap 3-4 hari sekali
dia membangun rumah ibadah. Ketika ditanyakan motivasinya. Kyai yang
pertama mengatakan bahwa jika kita membangun sebuah rumah ibadah,
maka Tuhan akan membangun sebuah mahligai untuk kita di surga.
Sedangkan pemuka agama yang telah membangun 300 buah rumah ibadah
hanya mengatakan bahwa semuanya dia lakukan dengan ikhlas, semata-
mata untuk menyediakan tempat beribadah bagi umat Tuhan di desa-desa.
Motivasi yang berbeda menghasilkan hasil yang berbeda.

KOLOM `TEMAN' (TEladan MANdiri)


Salah satu tren penting di bidang manajemen adalah pengambilan
keputusan berbasis fakta (fact-based decision making). Khusunya di
bidang pemasaran, keputusan berbasis fakta perlu didukung oleh riset
pemasaran yang baik. Menyadari pentingnya tren ini, Asto Sunu
Subroto, alumnus Jurusan Statistika IPB, MM UI, dan Dale Carnegie
Training Program, dengan penuh antusias mendirikan dan mengembangkan
bisnis riset pemasaran (marketing research) melalui PT Capricorn
Multimars Indotama (MARS) dan MARS School of Marketing Research.
Saat ini bendera MARS telah berkibar tegar dan dikenal oleh para
pebisnis khususnya yang berhubungan dengan sektor pemasaran dalam
arti luas. Pebisnis kelahiran Solo, 29 Maret 1964 ini tidak puas
dengan ilmu yang dimilikinya dan ingin terus berkembang. Saat ini,
Asto telah menyelesaikan studi di Advance School of Marketing
Research: AMA – University of Georgia, 2000, dan bersamaan dengan
menjalankan bisnisnya, saat ini tengah melanjutkan studi S3 di
program Pasca Sarjana FE UI di bidang pemasaran. Selain aktif
mengembangkan bisnis dan melanjutkan studinya, Asto juga aktif dalam
kegiatan gereja dan Yayasan Rawinala untuk penderita cacat ganda
(buta dan tuli).
Suksesnya meraih prestasi bisnis dan keinginan keras untuk terus
belajar serta aktivitas sosial yang cukup padat tersebut tentu tidak
mendadak muncul begitu saja. Apa sih resepnya sehingga bisa mencapai
semua ini ? Berikut ini, hasil wawancara tim ManDiri dengan beliau.
Menurut beliau, resep suksesnya adalah sebagai berikut:
".....Perlu memiliki :
1. Visi yang jelas
2. Rencana yang matang, applicable dan reachable untuk
mengimplementasikan visi
3. Komitmen dan konsistensi yang tinggi pada visi dan rencana
yang ditetapkan.
4. Kepekaan untuk senantiasa menjaga relasi dengan : Diri,
sesama dan Tuhan.

....dan membangun brand diri sehingga pasar melihat bahwa kita
memiliki: Performance – yang baik pada bidang yang dipilih;
Competence – yang tinggi pada bidang yang digeluti; Personality yang
baik yang sesuai karakter profesional; Integrity – pada tugas dan
tanggung jawab."
Kepada pembaca ManDiri secara khusus Asto
berpesan: "...Ketekunan dan kerja keras akan membuahkan
keberhasilan. Keberhasilan tidak datang begitu saja, tetapi buah
dari proses panjang yang menuntut ketekunan dan komitmen yang
tinggi. Tetapi jangan lupa dalam proses tersebut tidak hanya DIRI
yang perlu dipersiapkan, tetapi juga RELASI yang baik dengan Sesama
dan Tuhan tetap harus dijaga. Tanpa kedua hal terakhir ini kesuksesan
anda justru akan menakutkan banyak orang...."


Jorganizer Hamdani
024-7060.9694