Komunikasi Efektif dalam Presentasi Penjualan

Komunikasi adalah bagian yang amat penting dalam kehidupan sehari-hari, begitupun bagi seorang salesman. Komunikasi bisa dalam bentuk lisan dan visual. Berkomunikasi, adalah bagian paling banyak yang harus dilakukan oleh seorang salesman ketimbang pekerjaan lain.

Semakin tinggi jabatan seseorang, tuntutan untuk bisa berkomunikasi lebih baik juga semakin tinggi. Berkomunikasi yang baik, bukan hanya berkaitan dengan konten yang disampaikan, tapi juga mengenai gaya, artikulasi, volume, pemilihan kata, tempo, bahasa tubuh dan visualisasi yang akan membuat konten lebih mudah dicerna oleh audiens. Pada intinya bukan hanya apa yang akan disampaikan, namun juga bagaimana cara menyampaikan.

Tulisan ini akan membahas komunikasi dalam kerangka presentasi penjualan. Ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam melakukan presentasi penjualan, diantaranya :

1. Persiapan

Persiapan dalam presentasi sama pentingnya dengan presentasi itu sendiri. Persiapan yang matang dan lengkap akan sangat menentukan keberhasilan presentasi. Berikut ini adalah beberapa hal dalam persiapan presentasi :

Analisa Situasi

Dalam analisa situasi, kita harus bisa menemukan alasan mengapa presentasi kita penting bagi audiens. Karena sebagus apapun presentasi anda, tidak akan banyak membantu penjualan jika audiens menilai presentasi anda tidak penting baginya.

Ada beberapa pertanyaan yang perlu kita tanyakan pada diri sendiri untuk mengetahui seberapa penting presentasi kita bagi audience.

Apakah saya perlu melakukan presentasi?

Apakah presentasi saya tepat untuk situasi perusahaan/audiens?

Apa yang akan terjadi pada perusahaan/audiens setelah presentasi saya?

Bagaimana presentasi saya cocok dengan prilaku perusahaan/audiens?

Bagaimana saya bisa membantu perusahaan/audiens?

Analisa audiens

Berhasil atau tidaknya presentasi kita ditentukan oleh audiens. Oleh karenanya kita harus mengerti siapa yang sedang kita hadapi. Menganalisa audiens bukanlah pekerjaan mudah.

Tugas kita adalah mengetahui latar belakang budaya, pendidikan, aliran politik, posisi dalam perusahaan, keahlian teknis dan pemahaman terhadap masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaanya.

Dengan mengetahui profil audiens secara tepat, akan membantu kita menyusun apa saja yang akan kita katakan, dengan gaya santai atau formal, apa yang harus dikatakan dan apa yang harus TIDAK dikatakan.

Ada beberapa hal yang perlu kita ketahui dari audiens, diantaranya:

Seberapa banyak audiens yang tahu tentang saya dan presentasi yang akan saya sampaikan?

Apa yang diharapkan audiens dari saya?

Bagaimana sikap awal audiens terhadap saya dan produk yang saya bawa?

Apakah usia dan jenis kelamin audiens?

Apakah audiens yang hadir memiliki jabatan yang sesuai dengan bidang yang akan disampaikan?

Apakah audiens yang hadir adalah pengambil keputusan?

Apakah pandangan politik dan agama audiens?

Penetapan Tujuan dan Sasaran

Menetapkan tujuan dan sasaran akan membantu kita membuat presentasi yang fokus pada target tertentu yang kita inginkan. Apakah kita ingin menjual produk, layanan ataukah menjual ide. Kita juga harus selalu ingat, bahwa sebenarnya kita sedang menjual kompetensi dan value kita kepada perusahaan/audiens.

Tujuan dan sasaran kita haruslah jelas diketahui oleh audiens. Sebagai pembuka kita bisa menyampaikan ringkasan singkat poin apa saja yang akan dibahas dalam presentasi kita, agar audiens mengetahui apakah apa yang ia harapkan masuk dalam materi presentasi.

Memilih dan membentuk konten

Kita harus berhati-hati dalam membuat konten presentasi. Kadang ini tidak mudah, karena kita perlu membua presentasi yang singkat, menarik dan relevan. Agar presentasi kita menarik, kita harus memilih informasi-informasi yang sangat berarti bagi audiens, misalnya mengenai statistik, testimonial, kasus, ilustrasi, sejarah, dan narasi.

Yang perlu diingat, membuat presentasi menarik dan tidak keluar dari tujuan dan sasaran yang kita tetapkan dari awal.

Memilih Gaya

Memilih gaya yang tepat dalam presentasi berarti kita memilih intonasi, bahasa tubuh, artikulasi dan hal lain yang membuat audiens mengerti apa yang sedang kita tekankan.

Ada bebrapa pertanyaan dalam hal memilih gaya:

Jenis nada bicara seperti apa yang ingin saya gunakan?

Citra diri apa yang ingin saya bentuk?

Level bahasa mana yang cocok dengan audiens?

Cara-cara formal atau informalkah yang akan saya gunakan?

Pendekatan-pendekatan seperti apakan yang diharapkan oleh audiens?

Gaya komunikasi lisan ini akan sangat kita butuhkan, karena kita benar-benar berbicara kepada audiens. Kalimat-kalimat pendek hangat dan ramah bisa jadi pilihan yang baik dalam presentasi.

Mengorganisasikan presentasi

Mengorganisasikan presentasi adalah mengatur urutan ide-ide yang akan kita keluarkan sehingga runut. Presentasi yang terorganisir dengan baik akan membawa audiens kepada satu titik yang kita inginkan tanpa mereka sadari sepenuhnya. Aliran ide yang sangat baik akan mengajak fikiran audiens ikut mengalir kearah yang kita tentukan, yaitu penjualan.

2. Memulai Presentasi

Memulai presentasi diawali dengan mengucapkan salam pembuka, dan menyapa audiens. Buatlah suasana nyaman bagi audiens dan diri kita sendiri. Mulailah dengan membicarakan hal-hal ringan yang tidak terkait dengan presentasi, namun jangan bertele-tele. Setelah kita merasa nyaman, kita bisa memulai presentasi.

3. Mengisi Presentasi

Hal yang paling penting dalam menyampaikan presentasi adalah membangkitkan kesadaran audiens bahwa mereka sedang dalam masalah. Mungkin mereka tidak menyadarinya, dan kita yang menyadarkanya. Ketika mereka telah menyadari bahwa mereka sedang menghadapi masalah, maka kita hadir untuk memberi solusi atas masalah mereka.

Sehebat apapun presentasi kita, tidak akan ada artinya jika mereka tidak menyadari bahwa mereka sedang memiliki masalah dan masalah itu hanya bisa selesai melalui produk dan layanan dari kita.

Selain itu keberhasilan presentasi ditentukan oleh gaya kita menyampaikan, apakan semangat, penuh keyakinan dan kenikmatan.

Untuk membangkitkan kesadaran audiens terhadap masalah yang sedang mereka hadapi, perlu teknik-teknik penyampaian yang tepat. Ada hal-hal yang perlu diLAKUKAN dan JANGAN dilakukan. Berikut beberapa hal mengenai LAKUKAN dan JANGAN lakukan.

(lakukan) Berbicara dengan jelas.

Jangan terburu-buru, berbicaralah dengan perlahan dan artikulasi yang tepat.

Jangan berbicara dengan monotone, gunakan kecepatan dan nada bervariasi.

Lakukan kontak mata, namun jangan terpaku pada satu orang saja.

Lihat reaksi bahasa tubuh audiens, apakah mereka bergairah atau bosan?

Jangan terlalu banyak bergerak.

Jangan berbicara menghadap layar visualisasi.

Beberapa poin penting lakukan dengan penekanan baik dengan intonasi atau dengan bahasa tubuh.

Hal yang paling penting dalam menyampaikan presentasi adalah membangkitkan kesadaran audiens bahwa mereka sedang dalam masalah. Mungkin mereka tidak menyadarinya, dan kita yang menyadarkanya. Ketika mereka telah menyadari bahwa mereka sedang menghadapi masalah, maka kita hadir untuk memberi solusi atas masalah mereka.

Sehebat apapun presentasi kita, tidak akan ada artinya jika mereka tidak menyadari bahwa mereka sedang memiliki masalah dan masalah itu hanya bisa selesai melalui produk dan layanan dari kita.

Selain itu keberhasilan presentasi ditentukan oleh gaya kita menyampaikan, apakan semangat, penuh keyakinan dan kenikmatan.

4. Alat Bantu Visual

Alat bantu visual akan membantu mempermudah menyalurkan ide kepada audiens. Presentasi lebih persuasif, lebih profesional, dan lebih menarik menggunakan alat visual daripada yang tidak menggunakan alat.

5. Penutup

Pada saat kita menutup presentasi, coba kita simpulkan apa yang sudah kita sampaikan. Intinya adalah kembali mengingatkan kegusaran audiens terhadap masalahnya dan mendengungkan solusi. Dengan rangkaian kata-kata yang baik, kata terakhir ini akan selalu terkenang atau terngiang-ngiang ditelinga audiens paling tidak selama 24 jam setelah presentasi.

Pada saat itulah saat yang paling baik untuk melakukan negosiasi. Jangan lupa, bahwa tujuan kita adalah menjual, bukan pertunjukan presentasi. Jadi lakukan closing segera, baik pada forum presentasi atau sejenak setelah presentasi ditutup dan kita melakukan pembicaraan dengan orang-orang pengambil keputusan.

Artikel telah disadur kembali oleh:
Joko Hamdani as Sejarawan Hamdina
024-7060.9694
D'professional historian with excellent entrepreneur skill.